Blog

Z briefem targowym w różnych formach spotykamy się na co dzień. Niejednokrotnie przeglądając przy porannej kawie e-maile, trafiamy na jego różne formy. Niektóre bardzo profesjonalne i szczegółowo opisujące wizję firmy np.  jako kładącej szczególny nacisk na ekologiczne rozwiązania w procesie produkcji i nowoczesną obsługą klienta, inne zdawkowe i wymagające nie lada wysiłku by zinterpretować przedmiot zapytania. Jak pomóc takiemu klientowi w napisaniu porządnego briefu, który ułatwiłby pracę projektantowi i osobie przygotowującej ofertę? Właśnie temu zagadnieniu chciałbym poświęcić niniejszy tekst.

Do napisania tego artykułu zainspirowała mnie pewna sytuacja, która miała miejsca kilka tygodni temu. Odebrałem telefon. Miły człowiek, Pan Adam,  zapytał mnie czy jestem w stanie pomóc mu w przygotowaniu briefu z zapytaniem, gdyż chcieliby otrzymać od nas ofertę na realizację stoiska na zagranicznych targach. Jego firma wystawia się po raz pierwszy, a on nie miał doświadczenia w tej materii. Nie wiedział zatem, jakich informacji oczekiwać może firma specjalizująca się w zabudowie targowej tak, by mogła przygotować kompleksową ofertę w formie projektu i wyceny.

Taka sytuacja nie jest wyjątkowa. Zdarzają się telefony lub maile od osób z różnym doświadczeniem z materią targową. Od firm, które wystawiają się na po raz pierwszy, ale też od osób pracujących firmach z długą historią uczestnictwa w targach, które po prostu do tej pory nie miały styczności z branżą. Nierzadko również skrzynka e-mailowa zapełniona jest zapytaniami, których weryfikacja wymaga poświęcenia sporej ilości czasu.

Wracając do Pana Adama. Pod koniec rozmowy umówiliśmy się, że prześlę mu listę niezbędnych informacji i dodatkowych pytań, które pomogłyby nam w doprecyzowaniu jego oczekiwań. Taki wstępny wywiad jest niezwykle istotny, zwłaszcza gdy współpracujemy po raz pierwszy i chcielibyśmy zaoszczędzić maksimum czasu.

Podstawowe potrzebne informacje są oczywiste i dotyczą założeń realizacyjnych. W jakich targach planowane jest uczestnictwo? Jaki metraż ma stoisko? Czy wykupiona już została powierzchnia? Jeżeli tak to prosimy o przesłanie mapki z lokalizacją stoiska na hali. Jeżeli nie, to o doprecyzowanie kształtu stoiska. Jaki przewidziany jest typ stoiska?  Szeregowe, narożne, półwyspowe, a może wyspowe? Stoisko ma być parterowe czy też może niezbędne będzie również piętro? Oferta na realizację ma być jednorazowa czy też w planach jest wielokrotne, a co za tym idzie – ekonomiczne ponowne wykorzystanie wyprodukowanych elementów.

Ważnym etapem jest doprecyzowanie ogólnego charakteru stoiska tak, by projekt był spójny z identyfikacją wizualną i wartościami firmy. Jak również uzyskanie informacji kto ma być odbiorcą przekazu i uczestnikiem wydarzenia oraz które elementy ekspozycji są najważniejsze i w jaki sposób powinny zostać zaprezentowane. Warto pamiętać, że każde zapytanie ma charakter indywidualny i pytania powinny być adekwatne do reprezentowanej branży i charakteru imprezy. Warto zatem uzupełnić dane o to, jaki produkt lub usługa ma być prezentowana podczas targów. Czy niezbędne są gabloty ekspozycyjne, półki na produkty, dedykowane displaye? Założona będzie prezentacja na telewizorach lub dużych ekranach ledowych? Czy też może w formie wydruków wielkoformatowych na ścianach lub w konstrukcji podwieszanej do stropu hali?

Z powyższymi pytaniami wiąże się całe spektrum informacji niezbędnych do opracowania adekwatnego designu. Począwszy od preferowanego stylu (np. ekonomiczne  rozwiązania, modułowe, nowoczesny, z naciskiem na ekologię), poprzez dobór kolorystyki (jasna, ciemna, wykorzystanie kolorów firmowych), materiałów wykończeniowych dla ścian (ściany malowane, drewno, szkło, laminat, beton), podłogi (wykładzina, panele, podest), na doborze elementów dekoracyjnych skoczywszy (np. żywe rośliny). W celu wykonania projektu niezbędne jest przesłanie logotypów i innych preferowanych na stoisku elementów graficznych. Dużym ułatwieniem jest również, gdy klient dzieli się swoimi inspiracjami np. zdjęciami stoisk wybranymi z portfolio dostępnego na stronie internetowej, których design jest najbardziej zbliżony do jego oczekiwań.

By zrozumieć formę kontaktu wystawcy z uczestnikami imprezy można dopytać o to czy niezbędna byłaby lada informacyjna, bar albo miejsce na szybkie rozmowy przy wysokich stolikach? A może wygodne sofy w miejscu odseparowanym od reszty stoiska? Przestrzeń do rozmów ma mieć charakter zamknięty czy otwarty?  Czy na stoisku potrzebne byłyby inne pomieszczenia np. zaplecze kuchenne czy magazynowe?

W tym miejscu pojawia się też kwestia doboru odpowiedniego wyposażenia. Jeżeli przewidziane będzie zaplecze magazynowo/kuchenne, to z pewnością potrzebne byłyby odpowiednie regały, wieszaki na ubrania, szafki, zazwyczaj lodówka, często zlew czy ekspres do kawy. Jeżeli przewidziany jest pokój do rozmów, to nie obędzie się bez stołu konferencyjnego i odpowiednich krzeseł. Lista możliwości aranżacji jest długa i zależy od indywidualnych preferencji i wizji klienta.

Na koniec pytanie, na które nie zawsze pada jednoznaczna odpowiedź. Ile to wszystko ma kosztować? Oczywista odpowiedź „jak najmniej” też jest pewnym sygnałem, który pozwoli nam zaplanować projekt tak, by wykorzystać rozwiązania systemowe i gotowe elementy, ale przy zabudowie indywidualnej warto poświęcić trochę czasu na doprecyzowanie ram budżetowych. Ułatwiają one bowiem dobór odpowiednich materiałów wykończeniowych, elementów wyposażenia, multimediów i rozwiązań, które przy zachowaniu odpowiedniej jakości spełnią oczekiwania finansowe klienta.

Pan Adam potrzebował odrobiny wsparcia, żeby stworzyć swój pierwszy brief targowy, ale w efekcie powstało bardzo precyzyjne źródło informacji. Obszerny wstępny wywiad, który doprowadził do jego powstania, zaoszczędził nam sporo czasu i pozwolił dopasować bez problemów ofertę do jego oczekiwań. Dobrze napisany brief targowy to dopiero początek drogi. Jak skończy się ta historia? Przekonamy się już wkrótce.

Autor:  Przemysław Pawlik